من: Adel Fouad
يستغرق تفقد البريد الإلكتروني نحو 28% من وقت العاملين. تلك نسبة تمثل ساعتين و14 دقيقة لكل 8 ساعات عمل. البريد الإلكتروني أحد أكبر الأشياء التي تقتل الإنتاجية في أماكن العمل، جنبًا إلى جنب مع الهواتف النقالة والاجتماعات التي تستعرض الاجتماعات.
إذا كنت تملك عنوان "جيميل" أو تستخدم تطبيقات جوجل للعمل، فأنت تنشغل كثيرًا لتفقد البريد الوارد ويأخذ هذا وقتًا كبيرًا خلال اليوم. هناك العديد من الأشياء يمكنك فعلها للحد خسائر البريد الإلكتروني.
رغم الوقت الكبير الذي تقضيه في "جيميل" لكن ربما لا تستفيد استفادة كاملة من أدواته: هي بسيطة ظاهرة على السطح، لكنها مدمجة مع بعض الخصائص، في هذا المقال نستعرض بعض الأدوات التي ربما لم تسمع عنها من قبل
1- استخدام الجيميل بدون اتصال بالإنترنت
إذا كنت في مكان ما مع جهاز الكمبيوتر وتحتاج إلى بريدك الإلكتروني ولكنك لا تمتلك اتصالا بالإنترنت، يمكنك أنت استخدام بريدك الإلكتروني في وضع غير متصل. السماح" لـGmail بلا اتصال" يسمح لك بإدارة بريدك الإلكتروني باستخدام متصفح كروم على جهازك حتى بدون اتصال بالإنترنت. عندما تسمح بالبريد الإلكتروني في وضع غير متصل، فإن رسائل بريدك سيتم حفظها في مخزن متصفح جوجل كروم، لذلك لا تستخدم الجيميل في وضع غير متصل على جهاز كمبيوتر لا يخصك حيث يمكن لصاحب الجهاز أن يرى رسائلك. عندما تتصل بالإنترنت مرة أخرى، جيميل سيزامن كل الرسائل التي تلقيتها في الأسبوع الماضي بطريقة أوتوماتيكية.
لتفعيل هذا الخيار، اذهب إلى علامة الترس بداخل الجيميل الخاص بك، ثم "الإعدادات"، ثم اضغط "في وضع عدم الاتصال"، واختار "تنصيب Gmail بلا اتصال"، بعد هذه الخطوة يمكنك السماح بأيقونة Gmail" بلا اتصال" بالظهور في متصفحك.
2- تجاهل رسائل المجموعات التي لا تنتهي
إذا كنت تتلقي رسائل من مجموعة بريدية باستمرار وأنت غير مهتم بها، يمكنك أن منع تلقي رسائل مستقبلية من تلك المجموعة، تلك الموضوعات تذهب مباشرة إلى الأرشيف. لتفعيل هذا الخيار، قم بفتح أحد الرسائل أو اختارها من الصندوق الصغير بجانب الموضوعات العديدة التي تريد منعها، ثم اضغط "تجاهل" أو حرف M من لوحة المفاتيح إذا كانت اختصارات لوحة المفاتيح مفعلة لديك. الآن، إذا قام أي شخص بإرسال بريد إلكتروني فسوف تذهب مباشرة إلى الأرشيف، ولا تقلق من إيجادها أو الرد عليها فيما بعد، لو كنت تريد تلك الرسائل فقط قم بالبحث عن كلمة "تم تجاهلها" في صندوق البحث أو أي كلمة مفتاحيه أو عنوان بريد من تلك المحادثة، يمكنك إلغاء تجاهل تلك الرسائل عن طريق اختيارها مرة أخرى واختيار "عدم تجاهل"
3- إلغاء إرسال رسالة قمت بإرسالها بالفعل
لا يوجد شيء أسوأ من إرسال رسالة بريد إلكتروني، ثم تكتشف أنها تحتوي على خطأ ما، أو قمت بإرسالها للشخص الخطأ، لحسن الحظ هناك طريقة لتجنب مثل ذلك الموقف المحرج، يمكنك تجنب هذا الموقف المحرج عن طريق تفعيل الخيار التالي.
اضغط على أيقونة "الترس" ثم "الإعدادات" ثم "انزل إلى أسفل الصفحة" ثم "تمكن التراجع عن الإرسال" يمكنك المنع الإرسال بعد عدة ثواني فقط يمكنك تحديدها من نفس المكان، ولكن تذكر بعد مرور تلك الثواني لن يمكنك التراجع عن الإرسال.
4- إشعارات سطح المكتب
إذا كنت تتفقد بريدك الإلكتروني كل دقيقة، فهذا الخيار سيوفر عليك هذا الجهد، إشعارات جوجل المنبثقة من سطح المكتب يمكنها تنبيهك عن وصول أي رسالة بريد إلكتروني جديد، يمكنك تفعيل ذلك الخيار لكل رسائل البريد الجديدة، أو المهمة فقط. لتفعيل ذلك الخيار، كالعادة اضغط على علامة "الترس" ثم " الإعدادات" ثم "إشعارات سطح المكتب" واختر " تشغل إشعارات رسائل البريد الجديدة"
5- يمكنك مسح كل محتوى صندوق الوارد
هل أنت بحاجة لبعض التنظيف، أو تريد استخدام عنوان بريد آخر؟ يمكن بسهولة مسح كل رسائل بريدك الإلكتروني .. في صندوق الوارد سوف ترى أرقامًا في بريدك الإلكتروني تخبرك عن عدد الرسائل. إذا كنت تريد مسحها كلها، ففي الركن الأيمن من صندوقك هناك مربع صغير يسمى "تحديد" اضغط عليه سوف يخبرك بأنه قام بتحديد كل الرسائل في الصفحة الحالية، وخيار آخر هو أن تريد تحديد كل الرسائل في صندوق الوارد! بالضغط عليه سيتم تحديد كل الرسائل، بمجرد الضغط على تحديد الكل، ستظهر لك كلمة "مسح المحدد" بالضغط عليها سيعود صندوق نظيف كأول مرة، لا تقلق .. يمكنك استرجاع تلك الرسائل مرة أخرى فسوف تجدها في المهملات، لكن احذر فالمهملات ذات وقت محدد، لن تدوم هناك للأبد.
إذا كنت تريد ان تعرف كل الأخبار الجديدة و الهامة قبل الآخرين، انضم لقائمتنا البريدية بالأسفل واحصل على نشرة اسبوعية بكل ما هو جديد فى عالم التكنولوجيا