معظم الناس يحبون الأشكال وإذا كنت تخزن البيانات فأنت بالتأكيد تحب رؤيتها منظمه أمامك حتى تتمكن من الوصول بسهولة إلى أى جزء من البيانات أنت تريده. ملفات قواعد البيانات تعطيك التنظيم الذى تحتاج إليه. يمكنهم ترتيب البيانات الخاصة بك في الجداول والحقول.
كل إدخال في قاعدة البيانات معروف كسجل وقواعد البيانات عادة تقوم بتخزين المعلومات التي يشار إليها دائما بأسم المواقع الحيوية. إمتدادات ملفات قواعد البيانات الأكثر شيوعا هي: DB، MDB، ITDB، وDBF “..